Nebenkostenabrechnung zu hoch? Welche Nebenkosten umlagefähig sind

Sie ist eine lästige Aufgabe für den Vermieter und eine unangenehme Überraschung für den Mieter: die Nebenkostenabrechnung. Doch welche Nebenkosten sind umlagefähig, warum sollten Sie Energie sparen, wenn die Nebenkostenabrechnung zu hoch ist und welcher Verteilerschlüssel für Nebenkosten ist für Sie am gerechtesten?

Ist eine Nebenkostenabrechnung Pflicht?

Zunächst ist es wichtig zu wissen, dass die Umlage der Nebenkosten auf die Mieter für Vermieter nicht verpflichtend ist. Der Vermieter kann eine sogenannte Inklusivmiete verlangen, einen festen Betrag, in dem die Nebenkosten bereits enthalten sind. Dieser Betrag ist unabhängig von Ihrem Verbrauch und eine Nebenkostenabrechnung fällt nicht an. Nicht zulässig ist es, die Heizkosten in die Inklusivmiete einzuschließen, wenn die Wohnung eine Zentralheizung hat. Eine solche Inklusivmiete kommt vor allem beim Wohnen auf Zeit und bei der Vermietung von Privatzimmern vor. Wenn die Umlage der Nebenkosten jedoch im Mietvertrag vereinbart wurde und sie somit unabhängig von der Miete gezahlt werden, gibt es zwei Möglichkeiten: eine Nebenkostenpauschale und eine Nebenkostenvorauszahlung.

Warum die Nebenkostenpauschale vorteilhaft für Mieter ist

Eine Nebenkostenpauschale bedeutet, dass Sie als Mieter einen pauschalen Betrag für die Nebenkosten zahlen, sodass am Ende des Monats keine Nach- oder Rückzahlungen anfallen. Bei einer Pauschale sind mit deren Zahlung zu Beginn des Monats die Nebenkosten abbezahlt und Ihr Vermieter darf im Nachhinein keine zusätzliche Nebenkostenabrechnung erstellen. Die Fragen, welche Nebenkosten umlagefähig sind und mit welchem Verteilerschlüssel die Nebenkosten umgelegt werden, muss der Vermieter aber trotzdem beantworten, da er Ihnen die Berechnung der Pauschale darlegen können muss und sie “in angemessener Höhe vereinbart werden muss” (§556 Abs. 2 S. 1 BGB).

Der Vermieter trägt das Risiko, dass die Nebenkostenpauschale nicht zur Deckung seiner tatsächlichen Kosten ausreicht. Dies hängt in erster Linie davon ab, ob Ihr Verbrauch an Strom und Wasser den vom Vermieter kalkulierten Verbrauch übersteigt. Eine Erhöhung der Pauschale ist jedoch nur unter bestimmten Bedingungen rechtens, unter anderem muss diese Option vorher im Vertrag festgehalten worden sein. Fallen die Nebenkosten jedoch geringer aus als in der Pauschale vereinbart, muss der Vermieter diese nach unten anpassen und Ihnen dies unverzüglich mitteilen (§560 Abs. 2 BGB). Als Mieter sollten Sie also auch bei einer Pauschale Energie sparen, um die Kosten möglichst gering zu halten.

Lesen Sie hier, wie Sie am besten Energie sparen können.

Die faire Lösung: Vorauszahlung der Nebenkosten

Während die Nebenkostenpauschale eher spekulativ ist und am Ende eine der beiden Parteien zu viel gezahlt hat, sind Vorauszahlungen die fairere Lösung, da sie verbrauchsabhängig sind. Bei Vorauszahlungen auf die künftig anfallenden Nebenkosten muss der Vermieter am Ende einer Abrechnungsperiode dem Mieter eine Aufstellung der tatsächlich angefallenen Nebenkosten ausstellen.

Ist diese Nebenkostenabrechnung zu hoch, bzw. übersteigt sie die von Ihnen geleistete Vorauszahlung, so zahlen Sie die Differenz am Ende der Abrechnungsperiode nach. Haben Sie jedoch mehr gezahlt als Sie letztendlich verbraucht haben, dann haben Sie ein Guthaben beim Vermieter bzw. Anspruch auf Rückzahlung der zu viel gezahlten Nebenkosten. Aufgrund der verbrauchsabhängigen Abrechnung sollten Sie versuchen, Energie zu sparen, andernfalls wird die Nebenkostenabrechnung zu hoch und damit zur bösen Überraschung. Die Beweislast liegt hier beim Vermieter, der daher gründlich bei der Aufstellung sein sollte. Er hat hierfür eine Frist von einem Jahr einzuhalten, spätestens dann muss er Ihnen die Abrechnung zukommen lassen. Um Mietstreitigkeiten vorzubeugen, sollte er diese Frist möglichst einhalten.

Verteilerschlüssel der Nebenkosten: Was ist rechtlich erlaubt?

Es gibt genaue Regelungen, welche Kosten als Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden dürfen und wie sie auf die Haushalte aufgeteilt werden können. Als Verteilerschlüssel werden häufig die Personenzahl, die Wohnungsgröße oder die Wohneinheiten herangezogen. Für manche Kosten ist ein anderer Verteilerschlüssel gerechter als der andere, da der Müll- oder Wasserverbrauch zum Beispiel eher von der Personenzahl, die Heizkosten eher von der Wohnungsgröße und der TV-Anschluss von den Wohneinheiten abhängt. Doch am Ende muss der Vermieter sich auf einen Schlüssel festlegen. Ist vertraglich kein Verteilerschlüssel für die Nebenkosten festgehalten, erfolgt die Umlage nach dem Anteil der Wohnfläche und, sofern möglich, nach dem Verbrauch.

Lesen Sie in dieser Liste, welche Nebenkosten umlagefähig sind:

• die Grundsteuer, da sie zu den „laufenden öffentlichen Lasten“ des Grundstücks zählt
• die Abwassergebühr
• warme Betriebskosten (Heizung und Warmwasser)
• Aufzug
• Straßenreinigung und Müllabfuhr (ohne Anschaffungskosten für Mülltonnen)
• Gebäudereinigung und Ungezieferbeseitigung
• Gartenpflege
• Beleuchtungskosten (Stromkosten für Außenbeleuchtung und gemeinsam genutzte Gebäudeteile, ohne Anschaffungskosten für Birnen etc.)
• Sach- und Haftpflichtversicherungen
• Hausmeisterkosten (jedoch z. B. keine Verwaltungsaufgaben)
• Fernsehen, Antenne oder Kabelanschluss
• Waschraum
• sonstige Betriebskosten (diese müssen jedoch im Mietvertrag genau festgelegt sein)

Fazit: Eine Nebenkostenvorauszahlung ist die gerechteste Lösung, da Sie nur bezahlen, was Sie auch verbraucht haben. Versuchen Sie, Energie zu sparen. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern auch Ihren Geldbeutel. Lassen Sie sich außerdem eine genaue Aufstellung über die Nebenkosten ausstellen, um zu überprüfen, ob wirklich nur umlagefähige Nebenkosten abgerechnet wurden. Fragen Sie Ihren Vermieter, mit welchem Verteilerschlüssel die Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden. Befolgen Sie diese Ratschläge, sollten Sie vor bösen Überraschungen sicher sein.